Lanskap produktivitas modern sudah berubah, terutama sejak pandemi COVID melanda dan semua orang bekerja dari rumah. Hal ini ditandai dengan menjamurnya berbagai aplikasi sebagai solusi efisiensi kerja, mulai dari pencatatan, pemantauan tugas, sampai sistem manajemen proyek.
Notion, sebagai sebuah platform all-in-one, menjadi salah satu yang berdiri di garda depan dengan kepopuleran luar biasa. Namun di samping itu, ada juga banyak aplikasi sejenis yang sering dianggap sebagai alternatif Notion. Dengan begitu, calon pengguna yang masih awam sering bingung harus memilih yang mana.
Kalau Anda termasuk salah satu orang yang masih mencari aplikasi workspace (ruang kerja) yang tepat, di sini kami membahas perbandingan Notion dengan berbagai aplikasi sejenis.
Anda akan mengetahui kelebihan dan kekurangan masing-masing, apakah itu dari sisi fitur, kemudahan penggunaan, sampai versi gratis atau berbayar/berlangganan yang ditawarkan.
Notion: Secara Singkat
Konsep inti di balik Notion adalah ruang kerja all-in-one dengan modularitas dan kustomisasi yang fleksibel. Pengguna membangun halaman dari “blok” konten – mulai dari teks sederhana, gambar, tabel, hingga database (basis data) kompleks – untuk menciptakan sistem yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, dan mendukung kemampuan kolaborasi.
Keunggulan Notion
- Ruang Kerja All-in-One: Notion mendukung berbagai fungsi produktivitas seperti pencatatan, manajemen tugas, database, dan kalender ke dalam satu platform.
- Fleksibel: Anda dapat merancang ruang kerja yang sesuai dengan kebutuhan, mulai dari catatan sederhana, pelacakan kebiasaan pribadi hingga sistem manajemen proyek yang kompleks.
- Kolaborasi Real-time: Fitur pengeditan simultan dan komentar langsung pada blok atau halaman menjadikan Notion alat yang efektif untuk kerja tim yang mulus.
- Ekosistem data: Anda bisa menghubungkan data antar database dan bahkan melakukan otomatisasi dan integrasi dengan aplikasi lain.
- Banyak Template: Dengan ribuan template yang tersedia dari komunitas dan Notion sendiri, Anda dapat menghemat banyak waktu dalam proses pengaturan awal.
Kekurangan Notion
- Kurva Pembelajaran Bisa Curam: Opsi kustomisasi yang luas, meskipun merupakan kekuatan, bisa membebani pengguna baru dan memerlukan investasi waktu yang signifikan di awal, terutama untuk fungsi yang kompleks.
- Database punya keterbatasan: Walau kemampuan database Notion sudah powerful, masih ada keterbatasan di dalamnya. Misalnya, kolom property utama hanya bisa berupa nama (teks) dan tidak bisa dikustomisasi jenisnya.
- Aplikasi Seluler Kurang Intuitif: Aplikasi seluler Notion seringkali dianggap kurang intuitif dibandingkan versi desktop dan dapat terasa lebih rumit untuk bidang tampilan kecil, terutama untuk edit catatan cepat atau navigasi yang intens.
- Fungsionalitas Offline Terbatas: Anda harus menentukan sendiri halaman mana yang bisa diakses secara offline di tiap halaman. Ini bisa menghambat, jika Anda lupa mengatur halaman dan tiba-tiba ada gangguan pada koneksi internet Anda.
- Pengaturan akses data untuk anggota terbatas bagi pengguna versi gratis. Untuk bisa mengatur secara detil akses data untuk anggota tim, Anda harus berlangganan.
Perbandingan Notion dengan Aplikasi Sejenis
Notion vs Airtable
Airtable adalah platform database yang menyamar sebagai spreadsheet. Sekilas, antarmukanya mungkin mengingatkan Anda pada Google Sheets, tetapi di baliknya, ia menyembunyikan arsitektur database relasional yang jauh lebih kuat daripada yang dimiliki Notion.
Kelebihan Airtable
- Sangat intuitif bagi pengguna yang sudah terbiasa dengan spreadsheet.
- Kekuatan database Airtable jauh lebih unggul. Hubungan antar tabel, formula, dan visualisasi seperti Gantt chart dan kalender terasa lebih matang dan merupakan bagian integral dari platform.
- Ekosistem integrasi yang kaya dan menawarkan otomatisasi bawaan yang kuat.
Kekurangan Airtable
- Tidak seefektif Notion dalam mengelola proyek yang sangat padat teks atau membutuhkan banyak dokumentasi bebas.
- Kurva pembelajarannya bisa lebih curam bagi mereka yang tidak terbiasa dengan konsep basis data relasional.
Pilih Airtable jika Anda adalah tim operasional, sales, atau riset yang butuh mengelola data terstruktur seperti CRM, inventaris, atau kalender editorial yang kompleks. Airtable menawarkan skalabilitas dan keandalan yang diperlukan untuk mengelola data bisnis yang penting, jauh melebihi kemampuan database Notion.
Notion vs AnyType
Anytype adalah aplikasi yang memiliki tampilan mirip Notion tetapi dengan filosofi yang radikal dan berbeda. Ia adalah “Notion” versi offline-first, tempat semua data Anda disimpan secara lokal dan terenkripsi.
Fitur unik Anytype adalah menggunakan pendekatan data sebagai “Obyek” yang fleksibel, saling terhubung, dan dapat divisualisasikan untuk mengelola semua jenis informasi, dari catatan hingga tugas.
Kelebihan AnyType
- Keamanan dan privasi data yang superior, serta performa yang cepat karena beroperasi secara lokal.
- Visualisasi mind map (pemetaaan) memungkinkan Anda melihat bagaimana hubungan antar obyek dan database (melalui graph), juga mencerminkan pola pemikiran Anda terhadap struktur data.
- Sidebar yang intuitif dan mudah ditindaklanjuti, juga mudah digunakan di aplikasi perangkat seluler.
Kekurangan AnyType
- Kurva pembelajarannya bisa lebih curam karena konsep dasar yang berbeda atau tidak fokus dengan adanya graph.
- Masih dalam tahap beta (sampai artikel ini ditulis), sehingga masih belum punyya ekosistem matang, termasuk dukungan integrasi dengan aplikasi lain.
Pilih Anytype jika Anda seorang individu atau tim kecil yang sangat memprioritaskan privasi dan kepemilikan data lokal. Aplikasi ini juga merupakan pilihan yang menarik jika Anda seorang penggemar Personal Knowledge Management (PKM) yang ingin membangun sistem pengetahuan yang fleksibel namun terisolasi dari internet.
Notion vs Asana
Asana adalah aplikasi manajemen proyek profesional yang berfokus pada visualisasi timeline, daftar tugas, dan Kanban. Berbeda dengan fleksibilitas Notion, Asana dibangun dengan struktur yang baku namun intuitif untuk mengelola proyek yang kompleks dengan banyak dependensi.
Kelebihan Asana
- Alat dan alur kerja sudah jadi dan terstruktur, Anda tidak menghabiskan waktu merancang ruang kerja atau belajar melakukannya.
- Fitur manajemen proyeknya yang jauh lebih mendalam dan matang.
- Performa Asana juga cenderung lebih stabil untuk proyek-proyek besar.
Kekurangan Asana
- Dirancang khusus untuk manajemen proyek, sehingga tidak bisa untuk pembuatan dokumen atau basis pengetahuan yang fleksibel.
- Tidak sefleksibel Notion dalam pembuatan sistem dan struktur data.
Pilih Asana jika Anda memimpin tim atau proyek yang membutuhkan manajemen tugas yang terstruktur dan terukur, terutama di industri seperti IT, marketing, atau pengembangan produk. Tim Anda akan mendapatkan panduan yang jelas dan tidak perlu menghabiskan waktu untuk membangun sistem dari nol.
Notion vs ClickUp
ClickUp adalah salah satu pesaing langsung Notion dalam kategori all-in-one workspace dengan ambisi yang lebih besar: “menggantikan semua aplikasi.” Fitur ClickUp mencakup tingkat kustomisasi yang ekstrem, dari tampilan, automasi, hingga integrasi, yang bahkan melampaui Notion. Bisa dibilang super-app!
Kelebihan ClickUp
- Fiturnya lebih banyak untuk berbagai kategori, mulai dari pengembangan produk, manajemen proyek, dokumentasi, pemantauan pencapaian tujuan dan performa, kolaborasi (termasuk chat), dll.
- Integrasi dengan aplikasi lain sangat luas.
- Mendukung kustomisasi yang juga luas.
Kekurangan ClickUp
- Fitur yang banyak bisa terasa berlebihan.
- Fitur yang banyak bisa membingungkan bagi pemula dan menuntut kurva pembelajaran lebih tinggi.
Pilih ClickUp jika tim Anda terdiri dari power user yang ingin menciptakan alur kerja yang sangat spesifik dan kustom. Aplikasi ini bisa jadi pilihan solid jika Anda ingin mengintegrasikan manajemen proyek, wiki, dan pelacakan target dalam satu platform, dan bersedia menginvestasikan waktu untuk mempelajarinya.
Notion vs Coda
Coda merupakan aplikasi alternatif Notion dan salah satu pesaing yang paling dekat, karena memiliki fitur dan kemampuan yang sangat mirip. Fitur unik Coda berada pada pengolahan database yang fleksibel dengan interaksi antar data yang luas.
Kelebihan Coda
- Pengolahan database Coba beserta property dan hubungan antar database lebih fleksibel dan variatif.
- Logika elemen interaktif dan otomatisasi di Coda lebih matang.
- Kustomisasi tampilan juga lebih fleksibel.
Kekurangan Coda
- Kurva pembelajaran lebih tinggi, terutama dalam membangun struktur database yang saling terhubung.
- Berlawanan dengan fiturnya yang lebih fleksibel, walau tampilannya mirip, Coda terasa lebih kaku dan rumit.
Pilih Coda jika Anda seorang “builder” yang ingin membuat sistem manajemen proyek atau pengolah data yang kompleks beserta interaksi, kalkulasi, dan otomatisasi yang canggih.
Notion vs Confluence
Confluence adalah platform kerja tim yang komprehensif, dan menjadi standar bagi tim yang menggunakan ekosistem aplikasi-aplikasi Atlassian.
Kelebihan Confluence
- Ideal untuk mengelola dokumentasi teknis dan basis pengetahuan (wiki) korporat besar.
- Struktur wiki dan ruang kerja (space) matang.
- Cocok untuk tim engineering/IT
Kekurangan Confluence
- Fitur dan pengaturan bisa terasa terlalu kompleks untuk tim kecil.
- Kurang cocok untuk kebutuhan individu / harian
Pilih Confluence jika Anda memiliki tim relatif besar dan berada dalam ekosistem Atlassian, juga jika membutuhkan wiki korporat yang komprehensif dan terstruktur untuk mengelola dokumentasi.
Notion vs Craft
Craft adalah aplikasi dokumentasi/catatan yang dilengkapi dengan daftar tugas dan jadwal/kalender sebagai tindak lanjutnya. Craft dikenal karena tampilan antarmukanya yang bagus dan pengalaman penggunaan di perangkat seluler yang luar biasa.
Kelebihan Craft
- Terstruktur dengan tampilan antarmuka yang jelas dan mudah digunakan.
- Desain aplikasi bagus dan kustomisasi tampilan visual luas.
- Cocok buat menulis dan mengelola aktivitas harian.
Kekurangan Craft
- Tidak cocok untuk kerja kolaborasi, lebih cocok untuk penggunaan pribadi.
- Lebih condong pada penggunaan di perangkat Apple.
Pilih Craft jika Anda lebih membutuhkan aplikasi untuk mengelola aktivitas pribadi Anda, baik untuk belajar, proyek, atau pengembangan pribadi.
Notion vs Evernote
Evernote boleh disebut sebagai “veteran” untuk aplikasi catatan, yang terkenal dengan fitur web clipper-nya (menyimpan konten web dengan cepat). Namun kini ia sudah berkembang lebih jauh, dengan dukungan fitur daftar tugas dan kalender.
Kelebihan Evernote
- Dikenal karena kemampuannya yang sangat baik untuk menyimpan konten dari web melalui web clipper.
- Memiliki fungsi pencarian dan penyortiran yang luar biasa, memungkinkan Anda menemukan catatan dengan mudah.
Kekurangan Evernote
- Lebih fokus pada fungsi catatan dan dokumentasi.
- Kurang terstruktur untuk kerja tim, terutama kurang untuk sistem manajemen proyek.
- Integrasi dengan aplikasi lain tidak terlalu banyak.
Pilih Evernote jika Anda lebih membutuhkan aplikasi untuk brainstorming ide, riset, pencatatan, atau dokumentasi, dengan fungsi tugas (delegasi) dan pemantauan jadwal sebagai kebutuhan sekunder.
Notion vs Monday.com
Monday.com adalah sebuah aplikasi sistem manajemen proyek profesional dengan desain tampilan bagus dan terstruktur. Aplikasi ini mendukung penggunaan untuk berbagai bidang pekerjaan dan industri, seperti mengelola CRM atau untuk bidang IT.
Kelebihan Monday.com
- Berbagai fiturnya, termasuk daftar tugas, visual board, jadwal dan dasbor, lebih terstruktur dan lebih “pasti”.
- Mendukung integrasi aplikasi profesional lain secara luas.
- Sangat kuat untuk mengelola dan memantau perkembangan proyek.
- Desain dan tampilan aplikasi bagus.
Kekurangan Monday.com
- Tidak “sebebas” Notion dalam membangun halaman.
- Dokumentasi dan Wiki lemah.
- Bisa terasa berlebihan kalau hanya butuh fungsi tertentu.
- Tidak cocok untuk penggunaan pribadi.
Pilih Monday.com kalau Anda mengelola tim besar, lebih membutuhkan sistem manajemen proyek terstruktur, dan ingin langsung bekerja (tidak menghabiskan waktu memikirkan desain database).
Notion vs Nuclino
Sekilas, Nuclino adalah aplikasi yang cukup mirip dengan Notion. Walau begitu, Nuclino memiliki pendekatan yang sedikit berbeda dengan Notion, terutama dalam struktur organisasi halaman/tampilan dan pencarian.
Kelebihan Nuclino
- Tampilannya lebih sederhana; Misalnya pilihan tampilan List (daftar), Board, Table (tabel), Graph terlihat jelas.
- Mudah digunakan secara langsung. Pengguna tidak disibukkan dengan desain database.
- Kuat pada sistem pencatatan, dokumentasi, dan pencarian ide (melalui whiteboard digital).
Kekurangan Nuclino
- Tidak sefleksibel atau “sebebas” Notion dalam membangun database.
- Untuk manajemen proyek terasa kurang terpadu.
Pilih Nuclino jika Anda lebih membutuhkan aplikasi yang lebih siap pakai dan fokus pada catatan, wawasan, dan dokumentasi perkembangan (bukan struktur divisi).
Notion vs Obsidian
Obsidian adalah aplikasi catatan dan manajemen pengetahuan pribadi (PKM) yang menonjol karena fokusnya pada privasi dan kepemilikan data.
Aplikasi ini menyimpan catatan secara lokal dalam format Markdown dan memungkinkan pengguna untuk menautkan ide-ide secara terkait, mirip seperti AnyType dengan sedikit perbedaan.
Kelebihan Obsidian
- Keamanan dan privasi data yang superior, serta performa yang cepat karena beroperasi secara lokal.
- Mengutamakan pencatatan atau menangkap ide secara spontan.
- Visualisasi mind map (pemetaaan) memungkinkan Anda melihat bagaimana hubungan antar catatan (melalui graph).
Kekurangan Obsidian
- Kurva pembelajaran lebih tinggi karena sekilas tampak seperti tidak memiliki struktur pasti dan terlihat rumit.
- Sinkronisasi antar perangkat adalah fitur berbayar.
- Membutuhkan plugin tambahan untuk tampilan lain, seperti Kanban, kalender, dll.
- Bukan untuk kolaborasi tim.
Pilih Obsidian jika Anda membutuhkan aplikasi yang lebih fokus untuk mencatat, terutama untuk pengembangan pengetahuan pribadi.
Notion vs Smartsheet
Smartsheet adalah platform manajemen proyek dan alur kerja profesional. Aplikasi ini sangat powerful untuk mengelola proyek besar dan yang saling terkait.
Kelebihan Smartsheet
- Lebih terstruktur sebagai manajemen proyek yang komprehensif.
- Sangat kuat untuk manajemen proyek yang kompleks, manajemen sumber daya, dan pelaporan mendalam.
- Cocok untuk organisasi besar yang membutuhkan visibilitas di seluruh portofolio proyek.
Kekurangan Smartsheet
- Memiliki kurva pembelajaran yang tinggi dan antarmuka yang bisa tampak rumit.
- Tidak cocok untuk penggunaan pribadi atau tim kecil.
- Tampilannya lebih kaku.
Pilih Smartsheet jika Anda berada dalam organisasi besar dan mengelola proyek-proyek yang rumit dengan kebutuhan pelaporan dan manajemen sumber daya yang mendalam.
Notion vs Trello
Trello adalah alat manajemen proyek visual yang paling sederhana dan lugas. Didasarkan pada konsep papan Kanban, Trello ideal untuk tim kecil dan proyek dengan alur kerja yang tidak terlalu kompleks.
Kelebihan Trello
- Sangat sederhana dan mudah digunakan, ideal untuk pemula dalam manajemen proyek.
- Cocok untuk tim kecil dengan alur kerja yang tidak terlalu kompleks.
Kekurangan Trello
- Tidak ideal untuk alur kerja yang kompleks atau manajemen proyek tingkat lanjut.
- Tidak ideal untuk dokumentasi atau pencatatan wawasan (wiki).
- Kurang fleksibel dibanding Notion.
Pilih Trello jika tim Anda baru memulai manajemen proyek dan membutuhkan alat visual yang sederhana dan mudah digunakan.
Pilih Aplikasi yang Sesuai Kebutuhan Anda
Dalam lanskap produktivitas digital, sesungguhnya tidak ada aplikasi atau alat yang secara universal menjadi yang “terbaik”. Semuanya tergantung pada kondisi pengguna.
Fokus dan kebutuhan tiap orang atau tim jelas berbeda satu dengan lainnya. Lalu posisi dan skala tim juga akan menentukan. Apakah Anda berada di tim kecil atau di organisasi yang lebih besar, bahkan di bawah sebuah korporasi.
Notion, dibanding dengan beberapa aplikasi sejenis, bisa menjadi pilihan tepat karena memiliki berbagai fungsi terpadu dan bisa dipakai untuk keperluan sederhana maupun yang lebih kompleks.
Pembelajarannya juga relatif mudah (walau untuk tingkat lanjut bisa lebih rumit). Selain itu, Notion juga cocok untuk dipakai secara personal atau tim kecil sebagai langkah awal manajemen proyek.
Akhir kata, sebuah aplikasi hanyalah sebuah alat. Semua berada di tangan penggunanya. Periksa kebutuhan dan skala tim Anda (atau Anda sendiri) — baik dari segi ukuran dan kemampuan, lalu pilih aplikasi yang paling mudah Anda adaptasi untuk meningkatkan produktivitas.
