Pengelolaan kehidupan modern seringkali dihadapkan pada tantangan fundamental: fragmentasi informasi dan tanggung jawab, juga beban kognitif yang tinggi. Sistem second brain dengan metode PARA (Projects, Areas, Resources, Archive) dari Tiago Forte berusaha menjawab tantangan itu dengan pengorganisasian strategis yang bisa ditindaklanjuti dan memiliki hasil nyata.
Namun mengelola segala aspek kehidupan dengan metode tersebut pun memiliki tantangannya tersendiri. Salah satunya adalah mengenali dan menetapkan ‘Areas of life’ yang menjadi salah satu aspek penting metode ini.
Menyusul pembahasan sebelumnya mengenai apa saja yang masuk dalam kategori Proyek pada metode PARA, di sini kami akan membahas bagaimana mengelola Area dengan memanfaatkan Notion. Tentunya dengan beberapa contoh dan penerapan praktisnya.
Definisi ‘Area’ Dalam Metode PARA
Di situs web resmi, Tiago Forte menyebutkan bahwa Area adalah “important parts of your work and life that require ongoing attention” (bagian penting dari pekerjaan dan kehidupan Anda yang memerlukan perhatian berkelanjutan) atau “long-term responsibilities you want to manage over time” (tanggung jawab jangka panjang yang ingin Anda kelola dari waktu ke waktu).
Area bisa melingkupi tanggung jawab personal maupun profesional. Menurut Tiago Forte, ada dua kriteria spesifik agar suatu aspek kehidupan bisa masuk ke dalam Area, yaitu:
- Ada standar yang harus dipertahankan
- Berkelanjutan dari waktu ke waktu
Masalah Yang Sering Muncul Dalam Menetapkan Area
Seperti juga masalah yang sering muncul ketika seseorang hendak menentukan apa yang masuk ke Proyek, ada beberapa masalah tersendiri ketika seseorang hendak menetapkan Area dan mengelolanya.
Masalah pertama, orang-orang seringkali menetapkan subyek yang masuk ke dalam Area dengan definisi yang terlalu luas dan abstrak tanpa standar yang jelas. Memang, aktivitas yang memiliki tujuan dengan hasil spesifik masuk ke Proyek. Tapi bukan berarti Area tidak memiliki dasar.
Walau tidak secara eksplisit, berdasar kedua kriteria di atas, ada motivasi yang membungkus tanggung jawab tersebut. Motivasi tersebut yang nantinya bisa membantu Anda membayangkan pemecahannya menjadi Proyek. Dengan kata lain, bisa memiliki tindak lanjut (actionable).
Masalah kedua datang dari “jebakan” waktu. Ya, sesuatu yang masuk ke dalam Area memang berkelanjutan. Sebuah tanggung jawab bisa berjalan terus menerus, bahkan selamanya. Tapi bukan berarti akan seperti itu untuk segala aspek.
Sebuah area tanggung jawab bisa saja menjadi berakhir jika sudah tidak relevan atau tidak aktif. Bagaimanapun Tiago Forte sendiri menyebutkan bahwa Area bisa diarsipkan (masuk ke kategori Arsip/Archive).
Masalah ketiga berhubungan dengan tugas rutin. Karena Area merupakan tanggung jawab jangka panjang, tidak jarang di dalamnya meliputi tugas-tugas rutin yang tidak meliputi proyek tertentu. Tapi, tugas rutin yang merupakan bagian tanggung jawab jangka panjang bisa hadir tanpa proyek tertentu.
Berbagai masalah di atas sering membuat orang bingung mengelola suatu hal dalam struktur tugas, proyek, dan area.
Jadi, ketika Anda hendak memasukkan aspek kehidupan Anda ke dalam Area, ingatlah kriteria berdasar definisi di atas, lalu pertimbangkan juga apakah subyek itu bisa ditindaklanjuti dan apakah tindak lanjut itu berlangsung dalam jangka panjang (Anda mungkin tidak bisa menentukan titik akhirnya).
Contoh Hal Yang Masuk Dalam Area
Mari kita lihat beberapa contoh aspek tanggung jawab yang bisa masuk ke dalam Area di metode PARA second brain, beserta pertimbangannya. Melalui beberapa contoh ini, Anda bisa melihat pola penerapannya dan nantinya bisa menyesuaikan sesuai kebutuhan Anda.
Kesehatan
Kesehatan merupakan salah satu aspek kehidupan yang memerlukan perhatian berkelanjutan tanpa akhir.
Biasanya, area kesehatan akan meliputi berbagai tindakan seperti:
- Olahraga rutin.
- Pola makan sehat.
- Pemeriksaan kesehatan berkala.
- Kebiasaan hidup sehat.
Oleh karena itu, area kesehatan bisa kita terapkan tindak lanjutnya ke dalam proyek. Baik melakukan diet tertentu atau menjalankan program kebugaran atau olahraga tertentu. Area kesehatan juga bisa meliputi tugas rutin tanpa proyek, misalnya seperti minum air putih atau jalan kaki tiap hari.
Keuangan
Keuangan adalah sebuah tanggung jawab yang pengelolaannya bersifat terus-menerus dan tidak berhenti setelah satu tindakan selesai.
Tanggung jawab jangka panjang dalam keuangan seringkali meliputi aktivitas:
- Membuat & mengikuti anggaran.
- Investasi dan tabungan jangka panjang.
- Pembayaran tagihan dan pajak tepat waktu.
- Pemantauan utang dan pinjaman.
Pastinya, Anda bisa membuat berbagai proyek di dalam area Keuangan, seperti menabung untuk beli laptop baru atau evaluasi portofolio investasi 2025. Di sisi lain, area keuangan juga bisa memiliki tugas rutin tanpa proyek tertentu, seperti membayar tagihan listrik bulanan dan sejenisnya.
Hubungan Personal
Hubungan personal (dengan pasangan, anggota keluarga, sahabat) menjadi salah satu aspek kehidupan yang layak menjadi perhatian dan akan berlangsung dalam jangka panjang.
Area hubungan personal akan kerap meliputi berbagai tindakan yang berkaitan dengan:
- Quality time.
- Acara atau peristiwa khusus.
Berbagai proyek bisa Anda masukkan di dalam area ini, misalnya makan malam di hari ulang tahun istri, memberi hadiah setelah anak berprestasi, road trip dengan teman, dan lain-lain.
Kendaraan
Kendaraan pribadi termasuk Area karena kepemilikan mobil memerlukan pemeliharaan terus-menerus.
Berbagai aktivitas yang lazim muncul di dalam area kendaraan meliputi:
- Pemeliharaan dan perbaikan.
- Modifikasi dan pengembangan.
- Pembayaran pajak dan asuransi kendaraan.
Dengan begitu, Anda bisa membuat proyek untuk kendaraan Anda, seperti memperbaiki kaki-kaki mobil Avanza, beli head unit baru untuk mobil Brio, modifikasi motor Tiger, dan sebagainya. Tentunya, Anda juga akan punya tugas rutin seperti bayar pajak, servis, dan lain-lain.
Area kendaraan bisa berakhir jika Anda sudah tidak memiliki kendaraan (misalnya Anda menjual satu-satunya mobil Anda).
Pekerjaan/Profesi/Karir
Pekerjaan atau karir merupakan tanggung jawab yang berlangsung dalam waktu lama. Area ini cukup menarik, karena Anda bisa saja menetapkan sesuatu yang lebih spesifik seperti yang berhubungan dengan profesi pekerjaan Anda, contohnya: Pemasaran atau Sumber Daya Manusia.
Tidak jarang area yang berhubungan dengan pekerjaan / profesi / karir ini meliputi aktivitas seperti:
- Pengembangan pengetahuan dan keahlian.
- Pengembangan aspek pekerjaan/profesi.
- Proyek khusus.
- Penyelesaian tugas rutin.
Tergantung pekerjaan dan profesi yang Anda jalankan, Anda bisa membuat proyek untuk area ini, seperti memperbarui website portofolio desain, mengadakan workshop Microsoft Office untuk karyawan, membuat perencanaan konten 2026, dan lain sebagainya. Pastinya, di dalam area ini bisa ada tugas rutin seperti membuat laporan progres mingguan.
Mengelola Area Kehidupan di Notion
Salah satu prinsip dasar dalam penerapan metode PARA di Notion adalah membangun database yang sesuai dengan klasifikasi dan memungkinkan semua bisa direalisasikan dan diukur. Pada dasarnya, Anda akan punya database Projects, Areas, Resources, dan Archive dengan satu penambahan database lagi, yaitu Tugas (Tasks).
Di sini kita akan fokus pada database Area, dan saya memberikan penjelasan berdasar template buatan Easlo.
Menyusun Struktur dan Tampilan Database Area Sederhana
Sebagai klasifikasi aspek tanggung jawab kehidupan yang bersifat luas, database Area memiliki struktur yang sederhana. Sebagian besar hanya akan berhubungan dengan aspek lain (Project dan Resources) dan dengan fungsi untuk menandainya sebagai arsip.
Berikut susunan property database untuk Area di dasbor PARA:
- Nama Area (Name)
- Arsipkan (Checkbox)
- Project (Relation, bisa muncul otomatis jika Anda menambahkan Relation di database Proyek)
- Resources (Relation, bisa muncul otomatis jika Anda menambahkan Relation di database Resources)
- Progress (Rollup ke database Proyek) – Opsional (template dari Easlo memilikinya, tapi menurut saya kurang perlu).
Karena Area hanya bertindak sebagai klasifikasi aspek tanggung jawab dan segala tindakan realistis berlangsung pada database tugas (Tasks) dan proyek (Projects), maka kita bisa membuat tampilan database Area ini simpel dan menarik.
Seperti yang bisa Anda lihat pada template buatan Easlo, Area muncul sebagai tampilan Gallery, dengan semua property tersembunyi (kecuali nama Area), dan memiliki gambar cover sebagai visualisasi Area bersangkutan (Anda harus menambahkannya sendiri agar database lebih estetik). Kalau Anda ingin melihat detil Proyek yang ada, Anda bisa memanfaatkan halaman Area tersebut.
Dengan begitu, Anda tidak terbebani dengan tampilan dasbor rumit. Sekali lagi, Anda akan lebih sering berkutat dengan database Tasks, Projects, dan Resources.
Mengatur Halaman Tiap Area Dengan Proyek Terkait
Halaman pada tiap Area di database akan menunjukkan proyek apa saja yang ada di dalamnya. Untuk memudahkan bentuk halaman seperti itu, Anda bisa memanfaatkan template halaman. Template buatan Easlo sudah memilikinya.
Tapi jika Anda ingin tahu prosesnya, ikuti langkah berikut.
- Klik ikon v di samping tombol New.
- Klik New Template.
- Beri nama halaman New Area.
- Jangan atur Repeat every… (karena ini untuk membuat tugas berulang).
- Tambahkan Board view (secara otomatis akan berdasar Status).
- Hubungkan dengan database Proyek.
- Atur filter:
- Where Area Contains New Area (jika Area mengandung kata New Area)
- And Archive is Unchecked (dan jika Arsipkan tidak dipilih atau dengan kata lain belum diarsipkan).
Mengelola Database Area
Lagi-lagi, perlu disebut bahwa Anda akan jarang berkutat di database Area. Kemungkinan besar, Anda hanya akan menambah Area baru dan mengarsipkannya. Toh karena Area merupakan tanggung jawab jangka panjang (dan mungkin tidak berakhir), Anda juga akan jarang melakukannya.
Dalam mengelola Area kehidupan, yang pertama perlu Anda lakukan adalah menentukan apa saja tanggung jawab yang perlu Anda pantau/lacak secara realistis (sesuai kriteria yang sudah kita bahas).
Selebihnya, Anda bisa membuat dan mengatur Proyek beserta tugas-tugasnya lalu menghubungkannya dengan Area bersangkutan. Nanti Anda tinggal memantau semua aktivitas pada Area tersebut di halaman masing-masing. Jika memang ada Area yang sudah tidak relevan dengan kehidupan Anda, Anda bisa menandainya untuk masuk ke Arsip (Archive).
Jaga Keseimbangan Hidup Lewat Pengelolaan Area
Setelah membaca penjelasan di atas, Anda sudah mempelajari bagaimana mengelola Area dari metode PARA melalui Notion, termasuk contoh dan penerapannya pada database dan halaman.
Dengan begitu, kini Anda dapat menentukan dan menerapkan pengelolaan berbagai aspek kehidupan Anda dengan lebih tepat. Jika Anda menggunakan template Dasbor PARA dari Easlo, Anda pun sudah bisa menggunakannya dengan baik.
Sekali lagi, ingatlah bahwa pemakaian metode PARA — termasuk Area kehidupan yang menjadi bagiannya — merupakan sarana agar Anda bisa menjalani produktivitas dan kehidupan dengan lebih terarah dan terukur. Anda pun tidak terbebani dengan berbagai hal abstrak yang tidak perlu dan tidak penting Anda pikirkan.
