Dalam menjalani proses produktivitas, weekly review atau tinjauan mingguan seringkali diabaikan. Namun para pakar produktivitas sepakat bahwa kebiasaan ini adalah fondasi dari setiap sistem kerja pribadi yang sukses. Tanpa tinjauan yang konsisten, sistem produktivitas secanggih apapun akan macet.
Begitu pun dalam konteks Second Brain, yang dipopulerkan oleh Tiago Forte. Tinjauan mingguan berfungsi sebagai mekanisme wajib untuk memeriksa kondisi dan alur aktivitas yang berlangsung. Sekali lagi, Tanpa review mingguan, Second Brain berisiko menjadi digital hoarding—sekadar gudang informasi statis tanpa aksi.
Di sini, kami akan memberikan panduan praktis bagaimana melakukan weekly review pada sistem Second Brain dengan metode PARA yang dijalankan di Notion. Sehingga Anda dapat membangun kebiasaan review mingguan yang efektif dan berkelanjutan, dan sistem pun bisa berjalan optimal, selaras dengan motivasi produktivitas Anda.
Weekly Review dalam Konteks Second Brain
Weekly review adalah titik ketika seseorang mengambil jeda dari kesibukan harian untuk mencapai posisi “netral”. Tujuannya adalah memastikan bahwa semua open loops—segala sesuatu yang mengganggu pikiran dan belum diproses—telah diatur, dan diubah menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.
Secara sederhana, proses weekly review yang efektif terbagi menjadi tiga fase, yaitu:
- Closing the Gaps: Membersihkan sistem dari kekacauan dan open loops.
- Review: Memeriksa dan mengukur apa yang akan-sedang-sudah berjalan.
- Planning & Reflection: Menetapkan fokus yang jelas untuk periode berikutnya.
Pada dasarnya, sistem Second Brain akan membantu Anda mengolah berbagai pengetahuan dan tanggung jawab besar menjadi berbagai aktivitas yang lebih kecil dan bisa Anda tindaklanjuti. Weekly review akan menjamin proses tersebut tetap berlangsung dalam porsi yang tepat.
Dengan begitu, Anda (dan otak Anda) akan terus bekerja secara praktis dan berkala, tidak terbebani dengan pemikiran abstrak dan tidak terukur.
Langkah-Langkah Praktis Melakukan Weekly Review di Notion
Setelah memahami konsep Weekly Review, mari kita lihat bagaimana prosesnya dalam metode PARA yang dijalankan melalui Notion. Di sini kami memberi contoh melalui template PARA Dashboard buatan Easlo.
Fase 1: Closing the Gaps — Verifikasi Input dan Olah Data Awal
Fase ini berfungsi memastikan semua informasi dari aplikasi lain telah masuk ke sistem Notion dan apakah ada hal yang masih belum diolah (berada di dalam inbox) di dalam database PARA.
Verifikasi Eksternal
Lakukan pemeriksaan cepat pada aplikasi eksternal (email, chat, dll) untuk memastikan tidak ada open loops yang terlewatkan selama aktivitas harian. Jika masih ada yang tertinggal, masukkan dalam inbox database Notion Anda yang sesuai.
Olah Input Menjadi Tindak Lanjut
- Periksa tiap entri yang ada di tampilan ‘Inbox’ pada database Tugas (Tasks), database Proyek (Projects), dan database Sumber Daya (Resources). Isi property jika masih ada yang kosong.
- Pindahkan / ubah status tiap entri dari ‘Inbox’ ke langkah selanjutnya sesuai property Status pada database bersangkutan.
- Tugas: Next Action (Tindakan Berikutnya)
- Proyek: Planned (Direncanakan)
- Sumber Daya: To Review (Akan Diperiksa)
Fase 2: Review — Pemeriksaan dan Sinkronisasi Database
Fase ini berguna untuk memastikan “kesehatan” database PARA dengan memeriksa kondisi tiap entri di dalamnya sesuai dengan status dan jangka waktunya.
Verifikasi Input
Lakukan pemeriksaan pada berbagai tampilan database PARA sesuai pengolahan input sebelumnya.
- Database Tugas: Tampilan Today (Hari ini), Next 7 Days (Seminggu ke depan) , Upcoming (Akan datang), dan Calendar (kalender).
- Cek apakah semua entri yang dipindahkan dari Inbox sudah masuk.
- Cek apakah ada tugas yang menumpuk pada hari tertentu dan berpotensi menghambat. Jika ada, atur sesuai prioritas dan waktu yang lebih efisien.
- Database Proyek: Tampilan Deadline
- Cek apakah entri yang dipindahkan dari inbox sudah masuk.
- Cek kondisi proyek yang ada, terutama Waktu dan Statusnya.
- Database Resources: Tampilan To Review
- Cek apakah entri yang dipindahkan dari inbox sudah masuk.
Periksa Penyelesaian Tugas dan Perkembangan Proyek
- Database Tugas
- Di tampilan Calendar, periksa apakah ada tugas-tugas yang belum Anda lakukan. Atur ulang jadwal jika memang ada (jangan lupa beri catatan kenapa terlambat dilakukan).
- Di tampilan Calendar, periksa apakah ada tugas-tugas yang sudah Anda lakukan, tapi belum Anda tandai sebagai selesai (menandai checkbox / Completed).
- Database Proyek
- Di tampilan Status, cek posisi perkembangan Proyek. Jika ada perubahan dari tahap sebelumnya, sesuaikan status dan tenggat waktunya (Due).
- Buka tiap proyek yang sedang berjalan (In progress) dan lihat daftar tugas, termasuk yang akan dan sudah dilakukan, juga tingkat perkembangannya. Sesuaikan jika Anda merasa ada yang bisa dioptimalkan.
- Database Archive (Arsip)
- Periksa tugas yang sudah selesai (terutama dalam 7 hari terakhir) untuk mencocokkan dengan alur tugas terkait atau jika ada yang salah dalam penandaan.
Fase 3: Planning & Reflection — Persiapan Periode Berikutnya
Setelah Anda mengolah input dan melakukan sinkronisasi database, kini Anda bersiap untuk menghadapi periode berikutnya, minggu mendatang.
Perencanaan Minggu Mendatang
Buka tampilan ‘Next 7 Days’ di database Tugas dan lihat daftar tugas yang ada. Tampilan ini akan menjadi fokus Anda berikutnya.
Jika perlu, lakukan 2 hal ini:
- Tambahkan rincian informasi untuk memperjelas atau sebagai pengingat hal penting.
- Tambahkan sub-tugas (Sub-item) atau checklist untuk memecah tugas itu ke dalam langkah-langkah praktis.
Dengan begitu, Anda bisa melihat persiapan apa saja yang Anda perlukan dan apa saja yang akan Anda lakukan terkait tugas bersangkutan.
Refleksi Aktivitas
Ini merupakan titik akhir dari Weekly Review sebelum Anda menghadapi tantangan minggu mendatang. Setelah Anda memeriksa dan melihat perkembangan tugas dan proyek yang Anda lakukan selama seminggu terakhir, Anda sudah tahu di mana posisi Anda saat ini untuk melakukan langkah selanjutnya.
Anda bisa membuat jurnal terpisah untuk mencatat apa saja kendala dan tantangan yang Anda hadapi, juga pencapaian yang sudah Anda lakukan. Jika ingin, Anda dapat menerapkan proses Laporan Progres Mingguan untuk melengkapi dasbor PARA Anda (ini membutuhkan modifikasi pada template database).
Weekly Review Menjaga Kesehatan Alur Kerja dan Mentalitas Anda
Seperti sudah Anda baca dari uraian di atas, melakukan Weekly Review pada Second Brain di Notion akan tetap menjaga sistem tersebut tetap “sehat”. Mulai dari mengejar ketinggalan, menyesuaikan jadwal jika ada perubahan, sampai mengetahui sejauh mana perkembangan proyek berjalan dan pencapaian apa saja yang sudah Anda lakukan.
Jika sistem Second Brain Anda tetap sehat, maka Anda tidak akan terbebani dengan tanggung jawab besar. Pikiran Anda pun bisa fokus ke aktivitas di depan mata. Karena Anda tahu di mana posisi Anda berada saat ini.
Di akhir hari, Anda akan tahu perkembangan dan pencapaian apa saja yang sudah Anda lakukan. Anda patut merasa puas dan menepuk bahu Anda sendiri sembari berkata “Well done”, lalu menghabiskan akhir minggu bersama keluarga atau teman dengan pikiran yang lebih jernih dan tenang.
