Metode PARA (Projects, Areas, Resources, Archives) merupakan kerangka organisasi digital yang dikembangkan oleh Tiago Forte untuk mengatasi kekacauan mental (mental clutter) dan disorganisasi. Inti dari sistem ini adalah mengubah pengetahuan dan ide yang terakumulasi menjadi hasil nyata yang dapat ditindaklanjuti.
Salah satu tantangan terbesar dalam menerapkan metode PARA adalah orang-orang sering salah membedakan antara Proyek (Projects) dan Area (Area of Responsibility). Terutama karena keduanya merupakan kategorisasi ruang lingkup aktivitas kita. Tidak jarang orang memasukkan apa yang seharusnya ada di Proyek ke dalam Area, atau sebaliknya.
Di sini kami akan membahas apa saja yang masuk dalam Projects di metode PARA dari Tiago Forte, sekaligus contoh praktis dan penerapannya di ruang kerja Notion. Sehingga Anda bisa menerapkannya dan meningkatkan efisiensi produktivitas dengan tepat.
Definisi ‘Projects’ Dalam Metode PARA
Berdasar uraian Tiago Forte, definisi inti Projects (Proyek) adalah: “Things you’re actively working on short-term efforts (in your work or personal life) that you take on with a certain goal in mind” (Hal-hal yang sedang Anda kerjakan secara aktif dalam jangka pendek dengan tujuan tertentu).
Penekanan pada kata “aktif” sangat penting, menandakan bahwa Proyek adalah folder atau wadah informasi yang relevan dengan pekerjaan yang sedang berlangsung. Selain itu, Tiago Forte juga menyebutkan bahwa ada dua kriteria yang harus dipenuhi untuk membedakan Proyek dari kategori lain, terutama Area, yaitu:
- Ada tujuan yang Diinginkan (Desired Outcome):
Proyek harus memiliki sasaran atau target jelas yang ingin dicapai, bukan sesuatu yang bersifat abstrak. - Batas Waktu atau Kerangka Waktu (Deadline / Time frame): Meskipun fleksibel, Proyek membutuhkan durasi atau tenggat waktu yang ditetapkan/diperkirakan agar upaya tersebut selesai.
Perbedaan & Hubungan Antara Proyek dan Area
Seperti sudah disebut di atas, salah satu permasalahan yang sering muncul dalam penerapan metode PARA adalah membedakan mana yang masuk ke kategori Proyek dan mana yang masuk ke kategori Area.
Pada dasarnya, perbedaan utama antara Proyek dan Area terletak pada sifat waktu dan fungsi keduanya.
- Proyek: Memiliki tujuan dengan hasil spesifik dan memiliki titik akhir atau durasi proses yang jelas.
- Area: Aspek tanggung jawab dengan standar atau kualitas yang harus dijaga atau ditingkatkan secara berkelanjutan. Pada kasus tertentu bisa berakhir, tapi prosesnya cenderung jangka panjang (misalnya anda menjaga kondisi motor kesayangan, tapi motor itu bisa saja dijual suatu hari nanti).
Kesalahan umum yang sering terjadi pada penerapan metode PARA adalah menganggap tanggung jawab jangka panjang sebagai Proyek. Misalnya, “Liburan” bukanlah Proyek, melainkan Area. Karena aktivitas itu bisa terus berulang, dengan kata lain tidak bisa ditentukan kapan selesainya.
Meskipun Proyek dan Area memiliki perbedaan, ada hubungan menarik di antara keduanya. Mari kita lihat.
Walau Area tidak memiliki tujuan spesifik, ada kepedulian atau motivasi di baliknya. Misalnya, Anda ingin keuangan Anda lebih baik, Anda ingin melakukan liburan secara berkala, Anda ingin mengembangkan hobi Anda, dan lain sebagainya.
Dengan memecah tanggung jawab jangka panjang (Area) ke dalam Proyek, Anda memiliki tujuan jangka pendek yang bisa dicapai dan daftar Proyek bisa terus berganti. Dengan begitu, ada 2 hal yang terjadi:
- Anda bisa fokus pada aktivitas jangka pendek dan terbebas dari beban pikiran jangka panjang. Karena penyelesaian pekerjaan jangka pendek memberi hasil (akumulasi) pada tanggung jawab jangka panjang.
- Keberhasilan menyelesaikan tiap proyek akan memberikan sensasi “kemenangan kecil” atau sebuah pencapaian. Yang tidak kalah penting, pencapaian itu bisa terukur.
Pada akhirnya, melalui penyelesaian berbagai proyek, kepedulian atau motivasi pada tanggung jawab jangka panjang akan terjaga. Anda pun akan mendapat dorongan untuk melakukan hal dengan lebih baik.
Contoh Apa Yang Masuk Proyek di Metode PARA
Untuk memberi gambaran yang lebih pasti, berikut beberapa contoh apa saja yang bisa masuk dalam Proyek di metode PARA, dengan kriteria dan Area yang terhubung sesuai konteks aspek kehidupan.
Proyek Pribadi
| Proyek | Tujuan | Tenggat/Jangka Waktu | Area |
|---|---|---|---|
| Jalan-jalan ke Bali | perjalanan terlaksana | masa perjalanan, berakhir saat pulang. | Liburan |
| Renovasi kamar | tampilan kamar baru | pengerjaan renovasi, berakhir saat renovasi selesai | Rumah Tangga |
| Menabung untuk beli PS5 | punya PS5 | target waktu menabung, berakhir saat membeli PS5 | Finansial |
Proyek Profesional (Pekerjaan)
| Proyek | Tujuan | Tenggat/Jangka Waktu | Area |
|---|---|---|---|
| Memperbarui website | Website dengan desain baru | Website baru diluncurkan | Pemeliharaan website |
| Perencanaan Konten YouTube Q1 2026 | Rencana konten video YouTube Q1 2026 | Waktu perencanaan selesai | Membuat Konten |
| Mengadakan Workshop Internal “AI Tools 101” | Kegiatan workshop | Workshop selesai dan peserta memberikan umpan balik | Pembelajaran & Pengembangan Karyawan |
Proyek Hobi
| Proyek | Tujuan | Tenggat/Jangka Waktu | Area |
|---|---|---|---|
| Mencoba 4 resep pasta bulan ini | 4 jenis masakan pasta | Semua resep sudah dimasak / bulan ini | Kuliner |
| Membangun Rak Buku DIY dari Kayu Bekas | Rak buku | Rak buku sudah jadi | Kerajinan |
| Challenge “12 Buku dalam Setahun” | Buku selesai dibaca | Buku selesai dibaca / 1 tahun | Pengembangan Diri |
Mengelola Proyek di Notion
Setelah mengetahui perbedaan antara Proyek dan Area, lalu bagaimana menerapkannya agar aktivitas dan pengetahuan bisa terakumulasi dengan baik dan terukur? Seperti yang sudah pernah dibahas, Anda bisa menerapkan metode PARA dengan Notion, entah dengan memanfaatkan berbagai template yang tersedia atau bahkan membuatnya sendiri.
Salah satu prinsip dasar dalam penerapan metode PARA di Notion adalah membangun database yang sesuai dengan klasifikasi dan memungkinkan semua bisa direalisasikan dan diukur.
Pada dasarnya, Anda akan punya database Projects, Areas, Resources, dan Archive dengan satu penambahan database lagi, yaitu Tugas (Tasks). Database tugas merupakan pemecahan dan aktualisasi dari Proyek.
Di sini saya memakai template Dasbor PARA buatan Easlo sebagai contoh. Template tersebut memang cukup kompleks dengan berbagai pengaturan database beserta property dan tampilannya yang dirancang khusus.
Tapi mari kita bahas beberapa prinsip pentingnya. Di sini, saya hanya akan membicarakan alur pelaksanaan tugas, proyek, serta area sebagai sebuah alur pelaksanaan tanggung jawab (bukan teknis template itu sendiri).
Database Tugas Menjadi Realisasi Proyek
Database Tugas (Tasks) memiliki beberapa property penting sesuai dengan proyek:
- Ada property Tanggal (Date)
- Untuk Tenggat Waktu (Due) tugas.
- Untuk manajemen waktu sesuai jangka waktu Proyek bersangkutan.
- Ada property Relation
- Untuk menghubungkan dengan Proyek bersangkutan.
- Ada tampilan daftar yang menampilkan tugas-tugas untuk Proyek bersangkutan.
- Ada property Status
- Untuk menandai jika tugas bersangkutan selesai.
- Untuk mengukur tingkat penyelesaian Proyek.
Untuk hasil yang benar-benar optimal, ada baiknya Anda membuat semua tugas dari sebuah proyek secara rinci. Misalnya Anda punya proyek menabung untuk beli laptop, maka selain tugas melakukan riset harga laptop (untuk menentukan pilihan) dan membuat perencanaan menabung, Anda juga menambahkan tiap tugas menabung sampai mendekati target waktu pembelian.
Tetapkan tenggat waktu tiap tugas sesuai kondisi, sehingga proyek bisa terealisasikan secara nyata. Lalu, tandai tugas sebagai Selesai (Completed) jika sudah selesai (Easlo menampilkan status sebagai checkbox).
Penerapan tugas sebagai realisasi proyek akan memberikan Anda fokus yang lebih kecil, sehingga Anda tidak terbeban dengan aktivitas yang panjang.
Proyek Merupakan Proses Yang Jelas dan Terukur
Dengan berbagai tugas terinci di dalamnya, sebuah proyek menjadi lebih mudah dikelola dan diukur. Sebagai contoh, pada halaman proyek, easlo meletakkan tampilan daftar tugas yang terbagi menjadi grup tugas yang akan dan sedang berjalan (Inbox dan Next action) dan grup tugas yang selesai (Completed).
Selain itu, ia juga meletakkan informasi Progress yang menampilkan persentase perkembangan proyek tersebut. Hal ini dibuat melalui property Rollup dengan target Status berdasar relasi daftar Tugas.
Dengan begitu, Proyek bisa dilaksanakan secara praktis melalui Tugas dan bisa terlihat dengan jelas perkembangannya. Jika proyek bersangkutan sudah selesai, Anda bisa centang checkbox Archive, dan proyek tersebut akan diarsipkan (disembunyikan dari daftar aktif).
Seperti sudah disebut di atas, penyelesaian proyek-proyek akan memberikan sensasi “kemenangan kecil” pada diri Anda. Anda sudah menetapkan tantangan dan berhasil menyelesaikannya (terlepas apakah hasilnya bagus atau tidak).
Area Punya Proyek Realistis
Dengan sistem ini, Anda juga akan melihat hal serupa di halaman Area. Hanya saja skalanya lebih besar. Di sini Anda akan melihat daftar proyek yang akan/sedang/sudah berjalan pada area bersangkutan. Anda juga bisa melihat perkembangan tingkat penyelesaian proyek di area tersebut.
Semakin banyak proyek selesai sesuai jangka waktunya, Anda akan menyadari bahwa tanggung jawab jangka panjang Anda terus bergerak secara dinamis. Selain itu,Anda pasti juga akan semakin termotivasi untuk terus berkembang.
Arsip Menjadi Dokumentasi Aktivitas
Semua hal yang sudah selesai Anda kerjakan harus Anda tandai sebagai selesai atau sebagai arsip. Hal ini berguna agar Anda tidak kewalahan melihat daftar Tugas, Project, Area, dan Resources.
Berbagai hal yang Anda tandai untuk diarsipkan akan hilang dari database aktif, namun masih tetap bisa Anda cari dan lihat lagi. Dengan begitu, jika di masa mendatang Anda mengerjakan proyek yang mirip dengan yang sudah Anda kerjakan di masa lalu, Anda masih bisa melihat proses itu kembali.
Project Yang Jelas Memberi Hasil Nyata
Melalui uraian di atas, Anda sudah mengetahui apa saja yang masuk dalam kategori Projects dalam metode PARA untuk second brain. Anda juga sudah melihat contoh beserta konsep penerapannya di Notion.
Tentunya, penerapan di atas baru sekedar contoh. Namun, dengan memahaminya, Anda bisa mengembangkan database PARA di Notion sesuai kebutuhan Anda. Misalnya melengkapi database proyek ‘Menabung untuk beli laptop baru’ dengan perhitungan tabungan sesuai bulan yang berjalan.
Pada intinya, semua proses di atas merupakan upaya untuk menerapkan semua aspek kehidupan Anda menjadi sesuatu yang realistis dan bisa dicapai, juga memecahnya menjadi fokus-fokus jangka pendek yang gampang diselesaikan. Dengan demikian, Anda hanya akan menghadapi tugas yang ada di depan mata, tidak terbebani dengan proses jangka panjang yang abstrak.
