Cara Membuat Tugas Berulang (Recurring Tasks) di Notion Secara Otomatis

Anom

Penjadwalan tugas berulang merupakan hal penting dari setiap sistem produktivitas yang efektif, baik dalam skala individu maupun perusahaan. Oleh karenanya tidak heran jika tiap aplikasi To-do atau manajemen tugas memiliki fitur khusus untuk penjadwalan tugas berulang. 

Notion pun memiliki fitur tersebut. Hanya saja, penerapan fitur jadwal tugas berulang di Notion tidak sesederhana aplikasi lainnya. Ini membuat pengguna yang baru mulai memakai Notion seringkali kebingungan.

Di sini kami akan membahas bagaimana cara membuat tugas berulang di Notion secara otomatis. Termasuk membahas berbagai kelemahan yang ada pada fitur ini. Sehingga Anda tahu bagaimana menangani kebutuhan manajemen tugas Anda.

Jadi, jika kamu termasuk salah satu pengguna yang masih belum tahu, silakan ikuti uraian di bawah ini dengan baik.

Pentingnya Jadwal Tugas Berulang

Seperti terlihat dari namanya, tugas berulang (recurring task) adalah tugas-tugas yang akan rutin kita kerjakan dalam jangka waktu tertentu. Bisa tiap minggu, tiap bulan, tiap tahun, dan seterusnya. 

Kegiatan seperti membayar tagihan, membeli keperluan rumah tangga, melakukan rapat dengan tim, dan membuat laporan merupakan beberapa contoh tugas berulang yang sering dilakukan dan menuntut konsistensi juga informasi waktu yang bisa diprediksi.

Jika kita tidak bisa membuat jadwal tugas berulang secara otomatis, maka pembuatan jadwal itu bisa menjadi beban dan rutinitas tersendiri. Bayangkan jika kita harus membuat penjadwalan secara rutin untuk tugas yang rutin pula. Lupa mencatat bisa berakhir lalai mengerjakan tugas tersebut.

Masalah Pembuatan Tugas Berulang di Notion

Di aplikasi To-do pada umumnya — seperti aplikasi Reminder (pengingat), Google Tasks, Microsoft To-do, Todoist, TickTick, dll — pilihan untuk tugas rutin bisa Anda temukan di bagian pengaturan jadwal atau waktu.

Namun, jika Anda menggunakan sistem database Notion untuk membuat To-do List interaktif, Anda tidak akan menemukan pilihan itu pada property Tanggal (Date). Harus diakui bahwa hal ini tidak intuitif. Sehingga tidak heran jika banyak pengguna yang bingung ketika menerapkan jadwal tugas.

gambar menu pengaturan jadwal notion
menu pengaturan jadwal di Notion

Fitur tugas berulang di Notion boleh dibilang berada pada tempat yang sedikit tersembunyi dan memiliki sistematika yang unik. kemudian, namanya juga tidak sama seperti lainnya (bukan recurring).

Cara Membuat Tugas Berulang di Notion

Cara utama dalam membuat tugas rutin di database Notion adalah dengan menggunakan template halaman database (yang dirilis pada tahun 2022). Template halaman memang bukan sesuatu yang khusus untuk rutinitas. Tapi pada pembuatan template ada pilihan untuk itu.

Langkah membuat template halaman untuk tugas berulang:

  1. Klik ikon panah bawah (v) di sebelah kanan tombol New di bagian kanan atas database yang sudah Anda buat.
  2. Klik + New Template (Notion akan membuka halaman baru).
  3. Klik tombol Repeat every… pada strip di atas halaman baru.
  4. Pilih jangka waktu pengulangan.
  5. Atur jadwal pengulangan, misalnya:
    • Every — 1 month (tiap 1 bulan sekali)
    • On the — 1st Day (pada hari pertama)
    • At — Around midnight (sekitar tengah malam)
    • Starting — Today (mulai hari ini)
    • Ending — Never (tidak pernah berakhir)
    • Timezone — GMT+7 (zona waktu Indonesia) 
  6. Klik Save di kanan atas menu tersebut.
  7. Beri judul template tersebut (misalnya nama tugas). 
  8. Isi property database yang penting (misal Tenggat Waktu).
  9. Tutup halaman.
  10. Klik ikon panah bawah (v) di sebelah kanan tombol New di bagian kanan atas database yang sudah Anda buat.
  11. Pilih template yang sudah Anda buat.
contoh template tugas berulang bulanan di Notion
contoh template tugas berulang bulanan di Notion

Apa sebenarnya yang sudah kita lakukan dengan langkah di atas? Pada dasarnya, dengan langkah di atas Anda menyuruh Notion untuk membuat entri baru sesuai dengan aturan yang Anda tetapkan. Pada contoh di atas, Notion akan membuat entri tugas sekitar tengah malam pada hari pertama di tiap bulan

Harap perhatikan: Tiap basis pengulangan jadwal (Every…) bisa memiliki tampilan pengaturan berbeda. Pengaturan berdasar hari, minggu, dan bulan punya pilihan berbeda. Menariknya pengaturan tiap tahun justru sama dengan berdasar hari.

contoh template tugas berulang mingguan di Notion
contoh template tugas berulang mingguan di Notion

Seperti Anda lihat, waktu pengulangan dan pembuatan entri tugas menjadi kuncinya. Dengan begitu, jika Anda memiliki beberapa tugas dengan jadwal yang punya rutinitas waktu berbeda, maka Anda harus membuat template untuk tiap tugas tersebut. 

Sebagai contohnya, Anda bisa membuat template jadwal untuk tugas membayar listrik tiap bulan, upload video YouTube tiap minggu, dan menyiram tanaman tiap hari.

gambar menu menambah entri baru database dengan template tugas berulang di notion
menu menambah entri baru database dengan template tugas berulang

Alternatif lainnya, Anda bisa juga membuat template itu dengan nama yang lebih umum, misalnya bayar tagihan rumah. Ini berguna kalau Anda melakukan beberapa tugas sejenis sekaligus pada saat yang sama, seperti bayar listrik dan internet.

Anda bisa menambahkan checklist atau sub-item pada halaman tugas tersebut. Jadi membayar tagihan rumah adalah tugas utama, lalu bayar listrik dan bayar internet menjadi checklist di dalamnya.

Dokumen Juga Bisa Dibuat Berulang

Karena sistem rutinitas di Notion ini memanfaatkan template halaman, tidak hanya tugas saja yang bisa berulang. Dokumen juga bisa Anda buat berulang, misalnya catatan/notulen rapat mingguan.

Alih-alih membuat template tugas untuk laporan rapat tersebut, Anda bisa langsung membuat template konten notulen dan membuatnya menjadi rutinitas. Dengan begitu, tidak hanya jadwalnya saja, tapi bentuk laporan juga akan konsisten.

contoh membuat template catatan rapat mingguan di notion
membuat template catatan rapat mingguan

Hal ini jelas menguntungkan, karena Anda tidak perlu memikirkan struktur konten setiap membuat laporan. Tinggal mengisi poin-poin sesuai hasil rapat yang berlangsung.

Kekurangan Sistem Tugas Berulang di Notion

Meskipun sudah cukup baik, sistem penjadwalan tugas berulang bawaan Notion ini masih punya beberapa kekurangan atau kelemahan. Terutama karena Notion menggunakan sistem template yang sebenarnya bersifat lebih umum.

Tidak Ada Informasi ‘Berulang’

Salah satu kelemahan dari sistem ini adalah pada tugas bersangkutan tidak ada informasi yang menunjukkan kalau tugas tersebut berjalan berulang atau rutin. Entri tugas itu akan muncul dan punya tampilan sama seperti lainnya di database. Ikon yang menunjukkan berulang hanya muncul di menu penambahan entri/halaman baru database.

Jika Anda ingin ada penanda untuk tugas berulang tersebut, Anda bisa menambahkan informasi waktu di judul (mingguan, bulanan, dll) atau menambahkan ikon di template halaman, misalnya ikon dua panah berputar. Anda juga bisa membuat property khusus (misal tipe tugas) dengan pilihan Rutin dan Biasa.

penambahan ikon di template tugas berulang

Selain itu Anda juga bisa menambah pilihan Status (misal di bagian Not Started ada tambahan status Rutin), mengisinya saat membuat template, lalu mengubahnya menjadi Completed (selesai) saat sudah melakukannya.

Tugas Yang Selesai Tidak Otomatis “Hilang”

Berbeda dengan aplikasi Reminder (pengingat) yang menghilangkan tugas rutin dari daftar saat kita menandainya sebagai selesai, Notion tidak melakukannya secara otomatis. Kita harus mengatur tampilan database terlebih dulu agar bisa menghilangkannya.

Untuk menghilangkan tugas yang sudah ditandai sebagai selesai dari daftar, Anda harus menyaring data yang ada di database. Anda bisa buka Setting database dan memilih Filter, lalu mencentang tugas yang berstatus Not Started dan In Progress. Dengan begitu, tugas yang sudah ditandai selesai (Done/Completed) tidak muncul di daftar.

gambar pemisahan tugas yang berjalan dan yang sudah selesai
memisah tugas yang berjalan dan yang sudah selesai

Jika Anda tetap ingin melihat riwayat tugas yang sudah selesai, Anda bisa membuat tampilan database lain di bawah database tugas bersangkutan dan menghubungkannya. Lalu terapkan group berdasar status dan sembunyikan tugas dengan status Not Started dan In Progress. Anda bisa menyembunyikan isi database tugas selesai dengan klik toggle di samping label tab.

Kalau Anda ingin sistem berjalan praktis, Anda bisa menerapkan otomatisasi dan menggunakan formula untuk mengatur alur tersebut.

Tugas Berulang di Notion Butuh Pola Pikir Berbeda

Melalui uraian di atas, Anda sudah mengetahui konsep dan cara membuat tugas berulang di Notion. Pada titik ini Anda pasti sudah menyadari bahwa penerapannya memang membutuhkan pola pikir yang berbeda jika dibandingkan dengan aplikasi Reminder atau To-do biasanya.

Notion akan lebih cocok Anda gunakan jika Anda ingin sistem manajemen tugas yang kompleks dengan berbagai jenis pekerjaan, memungkinkan pelacakan terpadu, dan punya tujuan tertentu.

Dalam konteks bisnis, sistem di Notion jelas bermanfaat. Karena Anda bisa menyusun sistem manajemen proyek dari berbagai tim dengan tugas mereka masing-masing, baik yang sekali jalan maupun berulang.

Sedangkan dalam konteks kebutuhan pribadi, Notion akan berguna jika Anda ingin melakukan pelacakan atau mengukur progress. Misalnya membangun kebiasaan/rutinitas yang sehat.

Tapi kalau Anda hanya membutuhkan pengingat untuk tugas rutin yang tidak terikat dengan sebuah tujuan, maka memakai aplikasi Reminder atau To-do biasa sudah memadai.

Selamat mencoba dan selamat bereksplorasi. 

Bagikan:

Anom

Menulis secara profesional tentang gadget dan teknologi sejak tahun 2012, antusias soal desain dan user experience, juga tertarik dengan dunia audio visual.

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.