Sebagai sebuah aplikasi produktivitas, Notion sudah terkenal memiliki fleksibilitas tinggi dalam pemakaiannya. Fleksibilitas ini tidak jarang justru menjadi pisau bermata dua, membuat pengguna bingung harus memulai dari mana atau harus memakai komponen yang mana saat membuat sesuatu.
Salah satunya adalah permasalahan soal penggunaan halaman Notion. Apakah pengguna akan memakainya sebagai halaman biasa atau harus membangun database di sana. Lalu masih ada masalah apakah ia harus menggunakan database inline atau database full page.
Di sini kami akan mengajak Anda untuk melihat lebih jauh soal pemakaian halaman beserta database di Notion. Termasuk perbedaan database inline dan full page, juga penggunaan praktisnya: kapan harus memakai yang mana.
Harapannya, jika Anda termasuk salah satu yang baru mulai menggunakan Notion, Anda bisa mengenali kebutuhan dan solusinya, serta tahu harus mulai dari mana, dan bisa merancang halaman Notion yang fungsional.
Masalah Halaman vs Database di Notion
Saat Anda menggunakan Notion, Anda akan menghadapi sebuah halaman sebagai kanvas. Lalu, dalam mengolah halaman tersebut, Anda akan menggunakan berbagai blok, termasuk database. Ya, database adalah elemen yang hadir di dalam halaman.
Silakan baca panduan dasar Notion untuk pemula jika Anda belum memahaminya.
Permasalahannya, Notion memiliki beberapa blok yang bisa memiliki fungsi yang sama dengan database. Misalnya, Anda bisa membuat daftar tugas dengan blok To-do List (yang memiliki kotak centang) dan Anda juga bisa membuatnya dengan blok database yang memanfaatkan property Status atau Checklist (kotak centang).
Di sisi lain, blok database juga memiliki permasalahan tersendiri. Saat Anda membuat database, Anda akan menghadapi pilihan: Membuat Database – Inline atau Database – Full Page.
Database Inline akan hadir sebagai blok di dalam halaman dan hadir sebagai Sub-page (sub-halaman) dari halaman utama. Sementara Database Full Page akan hadir sebagai halaman tersendiri dan Sub-page dari halaman utama, lalu database ini akan terlihat sebagai sebuah link (tautan) di halaman utama.
Kemudian, setiap hal di dalam property utama (kolom paling kiri) memiliki halamannya masing-masing. Anda bisa membukanya dan menambahkan rincian lebih jauh melalui blok-blok seperti halaman pada umumnya.
Jadi bisa Anda lihat dari uraian di atas bagaimana halaman dan database di Notion bisa menjadi rancu dan membingungkan pengguna. Ada hal yang bisa tumpang tindih dan berlapis di antara fungsi, tampilan, dan strukturnya.
Mengenali Karakteristik Halaman dan Database
Halaman
Sekedar memperjelas konteks, halaman di sini mengacu pada halaman yang bukan Database Full Page, dan bisa mengandung berbagai blok, seperti: Teks, daftar berpoin, daftar bernomor, daftar dengan kotak centang, database, dan lain-lain.
Dari segi tampilan, halaman mampu menyajikan informasi baik dari hal yang paling sederhana dengan menampilkan satu fungsi, sampai yang kompleks dengan banyak informasi dan fungsi.
Dari segi pemakaian, halaman bisa Anda manfaatkan untuk sesuatu yang bersifat cepat dan sekali pakai, sesuatu yang jangka panjang dan jarang diperbarui (walau bisa), dan sesuatu yang dinamis (bisa berubah sesuai kondisi).
Semua karakteristik halaman itu bisa berfungsi dengan baik, tergantung bagaimana Anda memilih dan menerapkan blok-blok di dalamnya.
Untuk penjelasan jenis blok di dalam halaman, silakan baca panduan blok esensial Notion.
Database
Dari segi tampilan, database mampu menyajikan informasi dengan berbagai variabel, baik yang statis maupun dinamis (bisa diubah). Lalu database juga memiliki fleksibilitas dalam penyaringan dan penyortiran informasi di dalamnya. Terakhir, database mampu hadir dalam berbagai tampilan berbeda, baik itu tabel, board (Kanban), kalender, sampai chart (bagan).
Lalu, database juga memiliki struktur relasional, yaitu saling terkait. Suatu hal akan terhubung dengan variabel (property) tertentu. Lalu, ketika Anda mengubah salah satu variabel, view (tampilan) database dan konten database yang berhubungan juga akan berubah.
Dari segi pemakaian, database mampu terus berkembang dengan penambahan hal-hal baru tapi dengan variabel yang sama. Dengan begitu, ideal untuk tindakan yang berulang atau menyajikan kondisi dan perkembangan suatu hal.
Bagaimana dengan Database Inline dan Database Full Page?
Seperti sudah disebut di atas, Database Inline hadir sebagai blok di dalam sebuah halaman dan sekaligus sebagai sub-page di halaman tersebut. Anda masih bisa menambahkan blok lain bersama Database Inline di dalam halaman bersangkutan.
Lalu, Database Full Page — seperti namanya — hadir sebagai halaman tersendiri dan menjadi sub-page dari halaman utama. Anda tidak bisa menambah blok lain di halaman Database Full Page.
Dengan begitu, kedua tipe database ini menyajikan fokus yang berbeda pada pengguna. Pada halaman yang memiliki Database Inline, Anda akan melihat berbagai tipe informasi. Sedangkan pada halaman Database Full Page, Anda hanya akan menghadapi satu database saja.
Untuk penjelasan lebih detil soal database, silakan baca panduan database Notion.
Menentukan Format Pemakaian Halaman dan Database
Setelah mengetahui karakteristik dari halaman dan database sesuai konteks permasalahan di atas, kita sudah bisa mendapat gambaran lebih jelas.
Sejujurnya, sebenarnya tidak ada aturan baku dalam penggunaan format halaman beserta database. Semua tergantung pada kebutuhan dan bagaimana Anda melihat informasi.
Pentimbangan untuk Format Halaman dan Database
Walau tidak ada aturan baku, ada beberapa hal yang layak Anda pertimbangkan saat membuat halaman:
- Kenali dan pisahkan kebutuhan Anda: Sederhana vs kompleks, pribadi vs tim/bisnis, cepat vs jangka panjang, statis vs dinamis, dan sebagainya.
- Kenali blok-blok penting sesuai kebutuhan tersebut.
- Bayangkan bagaimana Anda akan melihat informasi bersangkutan: Apakah ingin sesuatu yang terfokus atau melihatnya secara lebih luas (bird view).
- Pikirkan bagaimana Anda akan berinteraksi dengan informasi tersebut: Apakah lebih pasif ataukah lebih aktif dan dinamis.
Dengan begitu, Anda bisa mengatur ruang kerja dengan lebih terstruktur, rapi, dan mudah dipakai untuk memenuhi aktivitas sehari-hari.
Contoh Kasus
Catatan Cepat / Daftar Tugas Sederhana
Mungkin Anda butuh mencatat sesuatu supaya tidak lupa. Ini merupakan contoh tepat untuk halaman sederhana yang bisa berisi blok teks atau poin-poin saja. Anda juga bisa memakai To-do List dengan kotak centang, misalnya untuk membuat daftar belanja. Kesederhanaan ini membuatnya menjadi poin utama pemakaian Notion di hp.
Wiki Internal
Wiki internal biasanya berisi semua informasi penting dalam sebuah perusahaan, mulai dari visi dan misi, informasi lokasi kantor pusat dan kantor cabang (jika ada), peraturan untuk karyawan, identitas perusahaan (logo, font, warna, dll), prosedur standar operasional (SOP), dan sebagainya.
Wiki internal bisa dibuat dengan satu halaman utama sebagai beranda dan sub-sub halaman untuk topik yang berbeda (bayangkan seperti membuat website). Tergantung konten tiap halaman, Anda bisa menerapkan berbagai blok berbeda untuk menyajikan informasi.
Anda bisa menulis peraturan perusahaan dalam bentuk teks dengan struktur judul, memanfaatkan blok Heading. Jika peraturan itu cukup panjang, Anda bisa memanfaatkan blok Toggle Heading, sehingga bagian tertentu bisa dilipat (disembunyikan).
Anda juga bisa membuat halaman untuk lokasi kantor dengan blok Text untuk alamat dan blok Maps untuk menyematkan Google Maps.
Halaman Anggota Tim
Entah Anda berada di sebuah organisasi profesional atau pelajar yang punya kelompok dalam membuat tugas, membuat halaman anggota tim bisa jadi contoh pemakaian Database Full Page.
Anda bisa membuat tabel dengan nama anggota sebagai property utama dan posisi, nomor telepon, alamat email, dan lain-lain sebagai property tambahan. Di dalam halaman tiap anggota, Anda bisa menambahkan foto mereka sebagai cover.
Kemudian, Anda bisa membuat view alternatif dalam bentuk Gallery. Dengan begitu, informasi tiap anggota akan hadir dalam bentuk kartu, lengkap dengan foto dan informasi terkait (dari property).
Menariknya, berhubungan dengan contoh kasus sebelumnya, Anda bisa menambahkan halaman anggota tim ini di dalam Wiki Internal, yaitu sebagai tautan di Beranda (halaman utama). Siapapun yang klik tautan tersebut segera akan diarahkan ke halaman database bersangkutan.
Dasbor Akademis
Membuat dasbor yang berisi banyak informasi berbeda bisa menjadi contoh kasus tepat untuk penggunaan halaman yang kompleks dengan Database Inline di dalamnya, juga integrasi dengan Database Full Page.
Dalam contoh dasbor akademis ini, Anda bisa membuat beberapa database. Misalnya:
- Database mata kuliah dengan jadwal, SKS, dosen pengampu (Relation ke database dosen);
- Database Daftar Tugas dengan tenggat waktu, mata kuliah (Relation ke database mata kuliah), buku pegangan (Relation ke database Referensi), status sudah selesai atau belum, status tugas pribadi atau kelompok.;
- Database Dosen Pengampu berisi nomor telepon dan email;
- Database Referensi dengan keterangan sumber (buku, artikel web, dll).
Kemudian, Anda bisa menyajikan semuanya dalam satu halaman dasbor. Anda bisa memilih tampilan yang sesuai untuk visualisasi database bersangkutan. Misalnya view Gallery untuk mata kuliah, view Calendar untuk melihat tenggat waktu tugas, view Chart untuk melihat proporsi tugas pribadi vs tugas kelompok yang sudah selesai, dan masih banyak lagi.
Membangun Sistem Informasi Sesuai Konten
Seperti sudah disebut di atas, menggunakan Notion sebagai pusat produktivitas memang tergantung pada kebutuhan Anda dan bagaimana Anda ingin berinteraksi dengan informasi di dalamnya.
Meskipun begitu, bisa disimpulkan bahwa memakai halaman non-database di Notion lebih cocok untuk kebutuhan yang bersifat tekstual atau informatif. Kalaupun ada yang bisa ditindaklanjuti, hal itu merupakan tindakan interaktif sederhana.
Sedangkan halaman yang mengandung database lebih cocok untuk kebutuhan yang bersifat dinamis, interaktif, analitis, atau yang menyajikan visualisasi data. Halaman ini cenderung lebih kompleks dan membutuhkan perancangan yang matang.
Jadi, sekali lagi, kenali dulu kebutuhan Anda, lalu bangun ruang kerja beserta halaman di Notion sesuai kebutuhan tersebut.
Jika Anda masih ragu untuk memilih dan memilah elemen dalam membangun halaman, Anda bisa mengunjungi Marketplace Notion untuk memperhatikan template yang ada dengan tipe konten di dalamnya.
