Membangun produk, apalagi dari nol, seringkali terasa seperti menavigasi hutan tanpa peta. Banyak ide brilian gagal diwujudkan bukan karena kekurangan semangat, melainkan karena kurangnya sistem kerja yang terorganisir.
Beberapa masalah yang sering muncul adalah terjebak dalam dokumen yang tersebar, tugas yang tidak terpantau, dan strategi yang tidak terdokumentasi dengan baik. Akibatnya, kolaborasi jadi tidak sinkron, informasi penting tercecer, dan peluncuran produk tidak berjalan dengan optimal.
Di tengah kebutuhan akan kerja tim yang gesit dan terstruktur, hadir satu solusi yang bisa diandalkan: Notion.
Notion adalah sebuah aplikasi yang mengusung konsep all-in-one workspace (ruang kerja terpadu). Aplikasi ini menawarkan fleksibilitas dengan berbagai fiturnya, mulai dari membuat catatan sederhana, sampai membuat database perencanaan dan manajemen kerja yang kompleks.
Artikel ini akan memandu anda langkah demi langkah bagaimana menggunakan Notion sebagai sistem manajemen proyek lengkap—mulai dari memetakan ide, mengatur roadmap, mengelola tugas dan dokumentasi, hingga menyusun strategi peluncuran dan menganalisis hasilnya.
Dengan demikian, anda bisa membangun produk lebih fokus, kolaboratif, dan siap diluncurkan—semua dalam satu platform.
Sistem Manajemen Proyek Dengan Notion
Memulai Dokumen Proyek
Agar memudahkan, buatlah sebuah Page (halaman) utama untuk proyek baru anda. Nantinya, semua halaman yang berisi rincian lebih detil akan berada di bawah page ini sebagai Sub-page (Sub-halaman).
Selain, berguna memisahkan dokumen dengan proyek lain, anda juga bisa membangun sebuah dasbor yang berisi hal penting, seperti link (tautan) ke halaman tertentu, tugas saat ini, kalender, dan lain-lain.
Pemetaan Ide
Semua orang bisa mengaku punya ide brilian. Hanya saja, apakah ide-ide itu punya dasar yang kuat? Apakah punya potensi untuk dikembangkan lebih jauh? Siapa yang menjadi sasaran ide produk tersebut?
Untuk bisa melihat ide-ide itu dengan lebih jelas, buatlah pemetaan dengan database di Notion.
Salah satu contohnya adalah membuat database dengan kolom-kolom Property:
- Ide (penggantian nama kolom Name)
- Permasalahan (Teks) — Permasalahan yang dihadapi konsumen
- Konsumen (Teks)
- Solusi (Teks) — Solusi yang ditawarkan produk anda
- Keunikan Produk (Teks)
- Industri (Multi-select) — Bidang industri produk anda
- Tipe bisnis (Select) — Apakah B2B, B2C, dll.
- Pesaing Utama (Teks) — Pesaing terbesar
- Status (Status) — Status ide; apakah dihentikan (Pending), sedang riset lebih jauh (Research), atau dilanjutkan (Follow Up).
Anda kemudian bisa menambahkan View database sesuai kebutuhan. Misalnya buat Board berdasar status.
Dengan metode seperti ini, anda bisa langsung melihat dengan jelas cakupan ide yang anda miliki.
Riset Kompetitor
Jika anda sudah menentukan ide apa yang akan anda kembangkan menjadi produk, anda bisa melakukan analisa perbandingan antara produk yang anda kembangkan dengan kompetitor lain yang ada di pasar saat ini.
Anda bisa membuat database dengan kolom-kolom Property:
- Perusahaan (Teks) — Produk anda dan daftar kompetitor
- Deskripsi (Teks)
- Fitur (Multi Select)
- Harga (Teks atau Angka)
- Keunggulan Produk Kita (Teks) — Dibanding produk kompetitor
- Kelemahan Produk Kita (Teks) — Dibanding produk kompetitor
Tentunya, anda juga bisa menambahkan View untuk database ini sesuai keperluan. Sebagai contoh View berdasar fitur.
Lagi-lagi, dengan metode ini anda bisa langsung melihat perbandingan dan bagaimana posisi anda di tengah persaingan. Bukan tidak mungkin anda akan menemukan celah yang belum diisi oleh perusahaan lain.
Kanvas Model Bisnis
Notion juga membantu mendefinisikan strategi produk secara terstruktur. Buat halaman “Visi Produk” untuk menjelaskan segala sisi produk anda, mulai dari target audiens, alur pendapatan, sampai ke rekanan.
Tulis kerangka rincian model bisnis untuk produk anda — bisa dengan Heading biasa atau Toggle Heading (supaya bisa disembunyikan isinya), seperti:
- Target Audiens / Segmen Konsumen
- Value Proposition (Nilai Yang Ditawarkan)
- Kanal Penjualan
- Komunikasi Konsumen
- Jalur Pendapatan
- Sumber Daya
- Aktivitas Penting
- Rekanan
- Struktur Biaya
Isi masing-masing hal dengan memanfaatkan blok Notion, seperti teks, poin-poin, atau tabel/database. Anda juga bisa menambahkan blok Callout jika ada informasi penting.
Menyiapkan kerangka strategi di awal, tidak saja memperjelas langkah yang harus dilakukan ke depan, tapi juga akan membuat tim bekerja selaras dalam jangka panjang.
Roadmap
Setelah visi, buat roadmap produk yang memetakan tahapan utama pengembangan dan milestone-nya. Notion mendukung tampilan untuk menampilkan urutan kegiatan dan tenggat waktu secara visual.
Anda bisa membuat database dalam bentuk tabel untuk mendaftar tahapan-tahapan tersebut, beserta prioritas, status, kategori pengembangan, tim yang mengerjakan, dan periode pelaksanaannya. Jangan lupa gunakan warna berbeda.
Kemudian, buatlah View Timeline (linimasa) sehingga durasi pelaksanaan dan hitung mundur dari waktu peluncuran bisa terlihat dengan jelas.
Anda juga perlu membuat roadmap peluncuran produk. Sehingga persiapan dan pelaksanaan peluncuran bisa berjalan dengan lancar.
Manajemen Proyek
Anda dapat memecah proyek menjadi tugas dan sub-tugas yang lebih kecil. sama seperti Roadmap, buatlah database dengan daftar tugas, siapa yang bertanggung jawab, tenggat waktu atau periode pengerjaan, prioritas, status.
Kemudian, anda bisa membuat View berbeda untuk database tersebut. Seperti view Board berbasis prioritas atau status, view Timeline atau Calendar, atau tabel database berbasis orang untuk melihat siapa bertanggung jawab pada apa.
Anda bisa membuat View itu pada bidang yang sama (dengan label yang bisa diklik) atau secara terpisah, dengan membuat View lalu menghubungkannya dengan database tugas.
Dengan begitu, semua orang di tim selalu tahu tugas apa yang harus dikerjakan dan kapan tenggat waktunya. Lalu setiap tahap pengembangan juga bisa terpantau dengan jelas.
Pusat Informasi/Dokumentasi
Dengan Notion, anda bisa membuat satu Sub-page untuk mengumpulkan semua dokumentasi produk yang anda kembangkan dalam secara terpusat. Semacam Wiki internal, mulai dari aset identitas dan desain, filosofi perusahaan, pengetahuan produk (termasuk pencitraan dan spesifikasi), dan lain-lain.
Di samping, anda juga bisa membuat Sub-page untuk orang-orang terkait, yang mendukung berjalannya proyek ini. Mulai dari anggota tim, supplier (pemasok), sampai ke rekan media, dan lain-lain, beserta jabatan dan informasi kontak (email dan nomor telepon).
Manfaatkan struktur berbasis blok Notion — baik database, paragraf, sampai galeri — agar informasi itu mudah dibaca. Lalu, gunakan fitur berbagi dan kontrol akses yang ada di Notion untuk mengatur siapa yang bisa mengakses informasi apa.
Dengan cara ini, informasi seperti panduan penggunaan atau keputusan desain tersimpan rapi dalam satu ruang kerja, mengurangi risiko kehilangan detail penting. Setiap anggota tim terkait juga dapat mengakses pedoman atau catatan penting dengan cepat.
Survey dan Umpan Balik
Melakukan survey dan mendapatkan feedback (umpan balik) dari calon konsumen jelas penting, karena anda bisa mempertajam produk anda sehingga lebih memenuhi kebutuhan dan sesuai dengan selera pasar.
Notion menyediakan fitur Forms (Tanggapan dan permintaan) untuk menyusun survei atau formulir feedback. Misalnya, buatlah formulir singkat menanyakan keinginan fitur atau kesan umum pengguna, lalu bagikan link-nya di email atau media sosial.
Respon dari formulir-formulir ini akan langsung tercatat di halaman Notion Anda. Alternatifnya, Anda bisa menautkan Google Forms atau Typeform dalam Notion. Dengan cara ini, tim dapat melihat semua masukan terkumpul dalam satu workspace Notion, memudahkan analisis dan tindak lanjut.
Survey akan terus berguna dalam perjalanan produk anda ke depan. Termasuk nanti setelah Anda melakukan peluncuran produk. Notion memudahkan anda untuk melakukan duplikasi dan memodifikasi formulir sesuai perkembangan. Anda pun bisa melakukan perbandingan hasilnya.
Perencanaan Pemasaran
Setelah produk siap, rancang strategi pemasaran dengan Notion. Mulailah dengan mendefinisikan target audiens, pesan kunci, gaya bicara/penulisan/visual, sampai saluran promosi (media sosial, email, iklan online, dsb.).
Gunakan Notion untuk membuat kalender konten dan to-do list kampanye. Anda bisa mengatur database kampanye dengan tampilan kalender dan board Kanban. Misalnya, buat entri untuk setiap materi pemasaran (post blog, iklan Facebook, dll.) dengan tanggal publikasi, status, dan pemilik tugas.
Notion juga memungkinkan menyertakan dokumen pendukung seperti gambar produk atau draft copy, sehingga tim marketing dan desain dapat mengakses semua aset di satu tempat. Jangan lupa, sematkan juga tautan menuju halaman dokumentasi aset identitas dan desain.
Jangan lupa untuk membuat berkas Press Release (Siaran Pers) beserta arahannya untuk rekan-rekan media, ambasador, influencer, dll.
Pemantauan PR dan Media
Yang tidak kalah penting dalam periode menjelang, hari H, dan paska peluncuran adalah memantau liputan media dan influencer.
Buatlah Sub-page untuk membuat database untuk mendata siapa saja yang melakukan pemberitaan. Database ini bisa meliputi kolom property: Judul, artikel/video (bisa berupa link), tanggal publikasi, siapa penulis atau kreatornya, tipe (portal berita, media sosial, dll).
Selain bisa untuk mengukur bagaimana jangkauan pemberitaan, anda juga bisa menganalisa faktor lain, seperti kesan dari media bersangkutan dan audiens mereka di kolom komentar.
Manfaatkan Fitur Notion Semaksimal Mungkin
Keunggulan utama Notion sebagai all-in-one workspace adalah bisa memuat berbagai keperluan di dalam satu wadah yang terstruktur tapi tetap fleksibel, dan bisa digunakan untuk berkolaborasi dengan mudah.
Panduan di atas tentunya hanya memberikan benang merah agar anda punya pegangan saat ingin menggunakan Notion untuk melakukan peluncuran produk. Di sinilah kelebihan lain Notion mengambil peranan.
Anda bisa mencari dan menemukan template halaman Notion siap pakai yang sesuai dengan kebutuhan anda sesuai tahapan proyek. Bahkan, anda juga bisa memanfaatkan fitur Notion AI untuk membuat draft ketikan dan membangun template.
Akhirnya, dengan pendekatan terintegrasi di atas, Notion menjadi alat manajemen proyek yang efektif dari tahap ide hingga peluncuran. Semua proses, dokumentasi, dan kolaborasi terpusat dalam satu platform yang fleksibel, membuat tim lebih efisien dan terkoordinasi.
Anda bisa cek beberapa template di atas dari paket Startup in a Box dari Notion dan dari Marketplace Notion. Jika Anda masih sekolah/kuliah, Anda bisa baca panduan Notion untuk mahasiswa dari kami.
