Yang Perlu Diperhatikan Kala Menulis Email Formal

menulis emal formal

Di era komunikasi digital, berkirim pesan sudah jadi hal biasa. Namun ternyata menulis email formal yang baik masih sering jadi kendala.

Bentuk digital dari email melepas kita dari bentuk fisik surat. Secara tidak sengaja, kesan “resmi” pun berkurang. Ditambah lagi dengan berkembangnya smartphone dan aplikasi chatting. Dengan mudah kita menjadi akrab dengan banyak orang.

Hal ini membuat kita terlena. Kita pun tidak terbiasa menulis email dalam bentuk formal.

Tidak hanya itu. Bahkan orang yang sering menulis email pun membuat kesalahan. Kadang kesalahan itu kecil dan tampak sepele.

[agg-ad id=”43572″ align=”center”]

Namun ketika kamu menulis email formal, kesalahan kecil bisa jadi sesuatu yang fatal. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan ketika menulis email resmi.

Tulis alamat tujuan setelah email siap dikirim

Jangan sampai kamu secara tidak sengaja mengirim email yang belum selesai. Bahkan ketika kamu membalas email — dan alamat tujuan otomatis terisi — ada baiknya kamu hapus terlebih dulu.

Isi alamat email tujuan ketika kamu sudah selesai menulis, memeriksa, dan siap mengirim email tersebut.

Gunakan alamat email yang formal

Kalau kamu punya alamat email perusahaan, tentu saja alamat itu yang akan kamu gunakan. Tapi kalau kamu mengirim email dari email personal, pastikan alamat email itu tidak menggunakan nama yang ajaib.

Bayangkan bagaimana seseorang menerima proposal untuk acara pensi sekolah dari email chayankslalu@…. ????

Berhati-hatilah saat klik ‘Reply All’

Mungkin kamu menerima email yang dikirim untuk banyak orang. Dalam hal ini, jangan asal membalas ke semuanya.

Pertama, yang hendak kamu bicarakan pada pengirim mungkin bukan konsumsi orang banyak. Kedua, kalau tidak penting, tidak semua orang suka menerima “ping pong” email berantai.

stop spamming

Tulis subyek email dengan jelas

Subyek email merupakan tema pembicaraan. Dengan menulis subyek yang jelas, pengirim dan penerima bisa segera mengenali dan mengetahui isinya.

Selain memberi gambaran soal isi email, subyek juga memudahkan penerima memilah email dari daftar di inbox. Apalagi kalau email itu penting dan sudah saling balas beberapa kali.

Pastikan kamu menyapa orang yang benar

Sapaan di awal email (‘Halo, Mas Anom’) memberikan kesan personal. Kamu tahu pada siapa kamu bicara.

Hal ini perlu diperhatikan ketika kamu mengirim email ke beberapa orang sekaligus. Jangan sampai menyebut satu nama sementara yang lain tidak.

Sapaan ini juga bisa untuk mencocokkan alamat email tujuan (lihat poin pertama). Jangan sampai mengirim email tapi menyapa orang yang berbeda.

Tulis nama penerima dengan benar

Menghargai seseorang bisa semudah menulis nama dengan benar. Baik ejaannya, mau pun menulis dengan nama asli, bukan panggilan.

Sebagai contoh, walau kamu berteman dengan rekan di perusahaan lain dan kamu tahu panggilannya Mamat, dalam email resmi lebih baik kamu tulis dengan nama aslinya: Rahmat.

Dalam kondisi resmi, bisa jadi email tersebut akan diteruskan ke pihak lain, seperti atasan, rekan kerja lain, dll.

[agg-ad id=”43574″ align=”center”]

Gunakan kata sapaan dan penutup yang baik

Jangan gunakan kata sapaan yang terlalu akrab. Kata sapaan “Halo” cukup netral dan bisa diterima. Kalau dalam bahasa Inggris, “Hi” dan “Hello” juga tidak bermasalah.

Begitu pun kata penutup. Kalau dengan pacar bolehlah kamu tambahkan “xoxo”. Tapi kalau dalam email resmi jangan. Kata “Salam,” cukup netral, singkat, dan sopan. Untuk bahasa Inggris, “Warm regards” boleh jadi pilihan.

Pilih kalimat dan tanda baca dengan cermat

Gunakan kalimat dalam paragraf yang efisien. Jangan terlalu panjang (sampai yang membaca bingung atau capek) dan jangan juga terlalu pendek (sampai mereka tidak menangkap maksudmu).

Jaga “nada bicara” dalam kalimat. Termasuk penggunaan huruf kapital, tanda seru, dll. Begitupun kalau kamu memasukkan candaan atau humor di dalam email.

Intinya, jangan sampai mereka salah menerima maksud dari apa yang hendak kamu sampaikan. Lalu sekali lagi, ingat, bisa jadi email tersebut diteruskan ke pihak lain.

Pilih jenis huruf (font) yang klasik

Beberapa aplikasi email mengijinkan kita mengatur jenis huruf atau font. Tapi jangan terlena dengan asiknya berkreasi.

Email yang kamu kirim harus mudah dibaca oleh orang lain.

Pilihan aman tentu saja font seperti Arial, Helvetica, Times New Roman, Georgia, atau yang sejenisnya. Kalau pun kamu bisa memilih warna font, tetaplah menggunakan warna hitam.

pilih huruf klasik saat menulis email formal

Periksa kembali email yang sudah kamu tulis

Ini penting. Kembali lagi, email yang kamu kirim harus mudah dibaca dan dipahami. Periksa dan koreksi semua hal yang membuatnya terlihat tidak resmi.

Sekali terkirim, email yang mengandung kesalahan bisa fatal. Kadang kesalahan itu berasal dari hal sepele: koreksi otomatis. Tapi tetap saja bisa fatal.

Mengirim email kembali dengan permintaan maaf bisa jadi tidak nyaman untuk kedua belah pihak (atau beberapa pihak).

Gunakan Cc dengan persetujuan

Cc merupakan singkatan dari carbon-copy (Bcc: Blind carbon-copy). Artinya tembusan. Jadi email yang kamu kirim juga akan diterima oleh orang yang kamu cantumkan di Cc.

Kalau kamu saling membalas email dan ingin menyertakan orang lain (misalnya rekan kerja), tanya dulu pada masing-masing pihak apakah pembicaraan “aman” dan “nyaman” didiskusikan bersama.

Pakailah signature atau tanda tangan dengan informasi jelas

Mungkin kamu berpikir “Kan sudah ada nama di bagian pengirim?”. Ya memang. Tapi memberi tanda tangan akan memberi pernyataan tegas dan menunjukkan kepercayaan diri.

Selain itu, kamu juga bisa menyertakan informasi lain, seperti profesi, nomor telepon, bahkan akun media sosial. Di samping bisa sebagai alternatif kontak di samping email, kamu juga bisa memanfaatkannya sebagai promosi.

Itulah beberapa tips yang layak kamu perhatikan waktu menulis email formal atau resmi.

Walau email bisa dipergunakan untuk ngobrol biasa seperti aplikasi chatting, ada baiknya kamu memperhatikan kepentingannya. Dengan beberapa hal di atas, kamu bisa meminimalis kesalahan konyol yang bisa terjadi.

Semoga cepat sembuh. ????


ARTIKEL TERKAIT