Bisa Dipakai Gratis, Ini Keuntungan Aplikasi Microsoft Office Online 💡

mengolah berbagai dokumen secara online dan gratis

microsoft office online

Kamu ingin bisa memakai aplikasi Microsoft Office secara gratis? Ya, bisa. Caranya adalah dengan menggunakan Office Online. Kalau kamu belum tahu, berikut beberapa tips yang bisa kamu pelajari.

Office Online merupakan layanan berbagai aplikasi pengolah dokumen dari Microsoft yang tersedia di web. Secara resmi, layanan ini disebut sebagai “Office for the Web.”

Layanan ini  bisa digunakan baik oleh pengguna yang berlangganan Microsoft 365 (dulu dikenal dengan nama Office 365), maupun secara gratis (dengan memiliki akun Microsoft). Office Online bisa dipakai melalui berbagai browser modern, seperti yang berbasis Chromium (Chrome, Edge, Opera, Vivaldi, dll), Firefox, maupun Safari.

Jadi, layanan ini serupa dengan apa yang ditawarkan oleh Google (Docs, Sheet, Slide, dll). Dengan begitu layanan ini memberi keuntungan buat kamu yang bisa memakainya di mana saja dan kapan saja dengan gratis.

Yah, akses yang mudah itu memang merupakan keuntungan layanan online. Apalagi dalam kondisi “new normal” akibat pandemi covid-19. Sangat ideal kalau semua dokumen bisa kamu buka dengan mudah.

Nah, apa saja yang perlu diketahui dalam menggunakan Office Online?

Login ke Office Online Mudah

Kamu bisa memakai layanan ini melalui alamat situs office.com. Kamu bisa masuk dengan akun Microsoft 365 (berlangganan) atau dengan akun Microsoft biasa (gratis, dengan email outlook.com, live.com, atau hotmail.com). Versi gratis tentu punya keterbatasan tersendiri dibanding versi berlangganan.

microsoft office online gratis
tampilan Office Online

Setelah masuk, kamu bisa memilih aplikasi yang ingin kamu pakai atau memilih dokumen yang pernah kamu buat sebelumnya.

Akses Dokumen Cepat Lewat Riwayat, Disematkan, dan Dibagikan

Di bawah daftar aplikasi kamu akan melihat berbagai daftar dokumen. Ada tiga bagian, yaitu Riwayat Dokumen (Terakhir), Disematkan, dan Dibagikan dengan saya.

akses dokumen cepat

Gunakan tiga bagian itu untuk mengakses dokumen dengan cepat. Kamu bisa melihat dokumen yang kamu edit terakhir di bagian riwayat, membuka dokumen penting yang kamu sematkan, atau melihat dokumen yang dibagikan oleh teman. Jadi kamu tidak perlu membuka aplikasi terlebih dahulu. Kamu bisa langsung membuka dokumen yang bersangkutan.

Office Online Menyediakan Berbagai Aplikasi

Microsoft Office meliputi berbagai aplikasi. Begitu juga untuk versi web. Namun, ketersediaan aplikasi di dalam Office Online akan berbeda untuk pelanggan Microsoft 365 dan pengguna gratis.

aplikasi microsoft office online
daftar aplikasi versi gratis

Aplikasi untuk versi gratis meliputi: Word, Excel, PowerPoint, Forms (formulir), Outlook (email), OneNote (catatan), To Do (daftar tugas), Kalender, Orang (kontak), OneDrive (penyimpanan cloud), Skype, Sway (laporan interaktif), dan Flow (otomatisasi).

Sebagian Besar Fitur Tersedia

Tiap aplikasi yang ada di Office Online memiliki fitur umum yang sama dengan versi desktop. Namun, ada yang tidak tersedia dan memiliki batasan. Fitur yang canggih biasanya tersedia hanya di versi desktop.

perbandingan fitur dengan Office 2016 macOS

Misalnya, di Word Online, tab untuk Ribbon seperti Design dan Mailing tidak tersedia. Lalu Word Online juga tidak bisa menambah dan mengedit obyek, seperti bentuk (shape) dan text box. Walau Excel bisa menampilkan sebagian besar fitur, namun versi Online juga punya keterbatasan dalam mengeditnya atau memiliki cara yang berbeda. Sedangkan PowerPoint Online tidak mendukung memasukkan atau mengedit grafik, perhitungan, atau berkas video dari dalam PC.

Otomatis Menyimpan Dokumen di OneDrive

Karena aplikasi ini bersifat online, maka penyimpanannya pun dilakukan secara online di OneDrive. Proses penyimpanan dokumen pun berlangsung secara otomatis. Jadi kamu tidak perlu menekan tombol shortcut Ctrl+S setiap kali mau menyimpan.

otomatis menyimpan di OneDrive

Penyimpanan di cloud ini juga menguntungkan. Kamu bisa membukanya kapan saja di mana saja, hanya bermodal browser. Bahkan bisa kamu sinkronkan dengan aplikasi Office di berbagai perangkat.

Bagi Dokumen untuk Kerja Bersama

Salah satu hal paling menarik dari layanan pengolah dokumen online adalah kemampuan untuk berbagi dan berkolaborasi. Kamu bisa mengirim tautan dokumen ke temanmu supaya ia bisa masuk dan ikut mengerjakannya.

berbagi dokumen

Untuk melakukannya, kamu tinggal tekan tombol ‘Share’ di sebelah kanan atas. Lalu kamu bisa mengatur batasan untuk mereka yang kamu undang. Apakah mereka bisa mengedit dokumen atau tidak. Kamu bisa mengirim tautan dokumen itu melalui email (dengan memasukkan nama kontak) atau menyalin tautan dan mengirimnya lewat aplikasi lain (misalnya WhatsApp).

Bisa Beri Komentar Bagian Tertentu

Sebagai bagian dari kerja bersama, kamu bisa memberi komentar di bagian tertentu. Misalnya informasi yang salah di Word atau formula yang salah di Excel. Nanti di bagian tersebut akan muncul ikon komentar. Komentar itu sendiri akan muncul di bagian sidebar kanan sebagai thread.

komentar di dokumen

Untuk melakukannya, kamu pilih bagian yang akan kamu beri komentar. Misalnya kata atau kalimat di Word atau sel di Excel. Lalu klik kanan dan pilih ‘New Comment’. Kotak percakapan baru akan muncul di sidebar. Kamu tinggal mengisi komentar dan mengirimnya.

Sinkron dengan Smartphone

Karena berkas dokumen tersimpan di OneDrive, kamu bisa dengan mudah menemukan dan membuka dokumen tersebut di aplikasi Office di smartphone. Berkas tersebut akan tampil sama seperti yang terakhir kamu edit di Office Online.

Jadi, di manapun kamu berada dan kapan saja, kamu tetap bisa membuka dokumen Microsoft Office secara gratis. Tidak perlu menunggu berada di depan komputer.

%d blogger menyukai ini: